Dicas Organizacionais Sobre Como Realizar Reuniões One-on-one

Neste artigo, daremos dicas úteis para gerentes de engenharia sobre como realizar reuniões 1:1 eficazes com uma equipe de desenvolvimento de software para aumentar seu desempenho.

Dicas Organizacionais Sobre Como Realizar Reuniões One-on-one

Índice

Hoje, startups de tecnologia e grandes empresas estão otimizando rapidamente os custos e optando pelo trabalho remoto. Por isso, é mais importante do que nunca trabalhar em processos para desenvolver e melhorar a comunicação entre gestores e colaboradores. Uma das ferramentas que pode ajudar são as reuniões one-on-one.

Neste artigo, explicaremos por que é importante realizar reuniões one-on-one e daremos dicas aos gerentes de engenharia sobre como organizá-las e conduzi-las para que beneficiem tanto os desenvolvedores quanto a empresa de tecnologia.

O que é uma reunião one-on-one e por que ela é crucial para uma equipe de engenharia?

Uma reunião one-on-one é uma conversa agendada entre o chefe do departamento e o funcionário. Ela ajuda na integração, promovendo o trabalho em equipe eficaz, coletando feedback e criando caminhos para o crescimento profissional. Também pode melhorar o humor do funcionário, aumentar sua motivação e mantê-lo feliz e produtivo!

Vejamos mais de perto por que as reuniões one-on-one são importantes:

  • Aumentam a eficiência do trabalho. Você e seus engenheiros de software podem resolver tarefas complicadas juntos. Você pode ajudar a encontrar respostas para perguntas que os impedem de progredir no projeto; guiá-los para soluções mais rápidas e eficazes; e até mesmo inspirá-los a explorar novas formas de resolver problemas.
  • Melhoram os relacionamentos. As reuniões one-on-one podem elevar o ânimo dos funcionários se eles sentirem que o gerente deseja sinceramente ouvi-los. A empatia e o carinho ajudam a promover uma relação amigável entre o funcionário e o gerente.
  • Desenvolvem engenheiros de software profissionalmente. Em reuniões one-on-one, você pode perguntar ao funcionário como ele deseja crescer e se desenvolver pessoal e profissionalmente. Você também pode descobrir que o funcionário tem traços pessoais que nem ele conhecia anteriormente. Por exemplo, o funcionário parece ter um talento especial para a liderança? Ou ele parece mais introvertido? Descobrir esses traços pessoais o ajudará a tomar decisões oportunas sobre atribuir ou cancelar tarefas, ou até mesmo mudar a posição dos funcionários na empresa.
  • Previnem problemas. Normalmente, todos, exceto o chefe, sabem sobre conflitos de equipe. Em reuniões one-on-one, você pode esclarecer gentilmente quem é tóxico na equipe e talvez até quem esteja prestes a pedir demissão. Esse conhecimento pode ajudá-lo a resolver conflitos mais rapidamente e evitar que problemas menores cresçam e, eventualmente, explodam.

Nem precisa dizer que as conversas one-on-one podem promover o crescimento geral dos negócios. Elas ajudam o gerente a mergulhar nos processos e na cultura da empresa, em vez de simplesmente gerenciar todos de cima. Esta é uma chance para eles se aproximarem e aprenderem coisas que nunca teriam aprendido do “topo”. Em um ambiente seguro, honesto e transparente, fica mais fácil trabalhar em métricas de negócios e criar uma equipe de alta performance.

Como agendar uma reunião one-on-one?

Tente evitar fazer reuniões one-on-one espontâneas. Por quê? Porque tanto você quanto o funcionário precisam se preparar! Informe-os sobre a reunião com pelo menos 3-4 dias de antecedência. Escreva um e-mail para o funcionário.

Veja o que incluir neste e-mail:

  • A data e hora da reunião — não obrigue, mas permita que eles sugiram um horário melhor, se necessário.
  • Motivo da reunião – por que a reunião será útil para o funcionário.
  • O tópico da reunião e exemplos de perguntas – isso minimizará qualquer ansiedade em potencial e dará ao funcionário tempo para pensar sobre a agenda.
  • Tarefas — quais informações preparar para a reunião.

Novamente, a carta deve parecer um convite, não um compromisso. Mantenha seu tom amigável.

Exemplo de convite para reunião one-on-one:

Olá Kate,
É hora de uma reunião one-on-one de avaliação de desempenho! Vamos falar sobre como estão as coisas com os projetos atuais e dar uma olhada nas principais métricas. Também discutiremos suas conquistas e crescimento.
Por favor, prepare uma lista de tarefas atuais que causam dificuldades e que parecem não ter solução.
Eu ficaria feliz em fazer a reunião na sala de reuniões no dia 25 de junho às 14h. Seu calendário mostra que esse espaço está disponível, mas sinta-se à vontade para sugerir um horário melhor, se preferir!
Até mais!

O tempo que você leva para escrever será um tempo bem gasto! É absolutamente crítico porque pode ajudar a evitar interrupções no cronograma ou silêncios constrangedores que poderiam ter acontecido se o funcionário estivesse mal preparado.

Acha que escrever uma carta levará muito tempo? Não pense isso, porque realmente não precisa levar muito tempo. Uma carta simples que define a agenda e oferece uma data e hora deve levar talvez cinco minutos ou menos. Não precisa ser complicado!

Realizar uma reunião one-on-one – onde e quando?

Melhor lugar

O melhor lugar para uma reunião one-on-one é um lugar privado e tranquilo. Espaços abertos não são bons. Você e o funcionário ficarão distraídos e pode ser difícil relaxar e falar com franqueza. (E falando do tom da conversa, não há necessidade de falar com um ar de “oficialidade” – isso só causará estresse desnecessário.)

Você pode ter uma reunião one-on-one pessoalmente ou online. Se for virtual, certifique-se de usar a câmera para que todos possam ver as expressões faciais de todos e assim ter uma noção de suas emoções. Afinal, muita comunicação ocorre de maneira não-verbal.

Melhor momento

Como mencionado, certifique-se de marcar um horário com antecedência para que o funcionário não fique surpreso ou excessivamente incomodado. Além disso, não agende a reunião one-on-one para depois do trabalho. Isso infringiria o tempo pessoal do funcionário e eles podem se ressentir de você.

De acordo com um estudo sobre a produtividade dos desenvolvedores, os engenheiros podem ser categorizados aproximadamente em três grupos, dependendo de seu ritmo circadiano: pessoa da manhã, pessoa da tarde e pessoa da baixa no almoço.

Dependendo do tipo, algumas horas são consideradas por um engenheiro como mais produtivas para programar. Portanto, pode ser uma má ideia interromper os funcionários durante os horários de pico deles. Assim, você pode descobrir a que tipos seus engenheiros pertencem e fazer um agendamento de reuniões personalizado para uma conversa mais eficaz sem interferir na produtividade deles.

Com que frequência?

A frequência das reuniões one-on-one depende do ciclo de trabalho de sua equipe de engenharia. Os principais tipos de reuniões que um gerente deve realizar regularmente são:

  • Reuniões one-on-one semanais
  • Reuniões one-on-one mensais
  • Reuniões one-on-one de definição de OKR
  • Reuniões one-on-one de avaliação de desempenho semestral
  • Reuniões one-on-one de mentoria

Além das reuniões recorrentes, aqui estão alguns outros tipos importantes de reuniões one-on-one:

  • Reuniões de integração
  • Reunião one-on-one de revisão de cargo e salário
  • Reunião one-on-one de saída
Use a biblioteca do Vectorly com modelos de reuniões one-on-one com um conjunto de perguntas para qualquer ocasião para economizar seu tempo de preparação.

Como iniciar uma one-on-one? Quebre o gelo!

Antes de começar a discutir tarefas e KPIs importantes e procurar tudo o que deu errado, alivie o clima e quebre o gelo!

Sem se intrometer na vida pessoal do funcionário, faça algumas perguntas abertas que você pode fazer a um colega e amigo na vida cotidiana. Tente ser mais criativo do que apenas um chato “Como você está?”.

Então, como quebrar o gelo durante uma reunião one-on-one:

  • O que você acha de vir trabalhar quando acorda todas as manhãs?
  • O que você mais gosta no seu trabalho?
  • Como é trabalhar com os recém-chegados?
  • Como foi a reunião de hoje com seu cliente?
  • O que você mais gostou na nossa reunião de colegas no último sábado?

Uma agenda para uma reunião one-on-one

Durante a reunião one-on-one, agrupe as perguntas em vários blocos. (Obviamente, será útil ter essa agenda planejada com antecedência!) Isso manterá o diálogo estruturado e facilitará uma conversa mais tranquila.

Aqui está o que falar em uma reunião one-on-one e em que ordem:

  • Sobre o funcionário. Vale a pena começar com isso. Pergunte como eles geralmente se sentem quando vêm para o trabalho.
  • Sobre tarefas. Quais são suas tarefas agora, quais são seus prazos e quais são os problemas?
  • Sobre motivação. Esclareça o que inspira o funcionário, como ele deseja se desenvolver e o que ele considera benéfico para o negócio. Se eles acharem difícil responder, ajude-os a discernir o que seria um bom motivador.
  • Sobre a empresa. Aqui, você lembra o funcionário do fato de que ele faz parte da empresa, que faz parte da equipe. Compartilhe notícias da empresa com eles e pergunte o que eles pensam sobre isso. Discuta seus planos e peça a opinião deles sobre esses planos. Dessa forma, o funcionário se sente envolvido.
  • Sobre gestão. Tenha cuidado com perguntas sobre as atitudes dos funcionários em relação à gerência. Eles provavelmente acharão desconfortável falar com franqueza. Mas a pergunta: “O que você melhoraria?” pode ser tremendamente perspicaz. Saber o quanto o funcionário está satisfeito com o local de trabalho em geral também pode ser útil.
  • Sobre crises. Se o seu negócio está passando por momentos difíceis, não guarde segredo. O funcionário apreciará que você confie neles. Eles podem até ser capazes de oferecer soluções para problemas do negócio porque têm uma perspectiva externa, não gerencial.

Definir todos esses diferentes tipos de tópicos de reunião pode parecer intimidante, mas não precisa ser, e o Vectorly pode ajudar. Ele oferece modelos de reuniões one-on-one prontos para reuniões semanais, reuniões mensais, entrevistas de integração, reuniões voltadas para priorização e alcance de metas trimestrais e muito mais.

Depois da one-on-one

Registre todos os acordos. Caso contrário, a reunião pode passar como uma conversa longa e inútil. É melhor se o funcionário estruturar seus próprios pensamentos e enviar uma revisão da reunião.

Se os objetivos deles forem muito ambiciosos, você pode sugerir quebrar o acordo em várias iterações. E se o seu funcionário esqueceu de registrar algo, basta chamar a atenção dele para o ponto importante que está faltando. Talvez valha a pena discutir mais.

Ideias-chave

  • As reuniões one-on-one ajudam os funcionários a se sentirem mais à vontade na empresa. Os gestores podem entender melhor a motivação e o humor da equipe, e o negócio acelera seu desenvolvimento.
  • Uma reunião one-on-one nem sempre é um evento único. Por exemplo, pode ocorrer em uma base semanal, mensal ou trimestral.
  • Uma reunião one-on-one oferece uma oportunidade para o gerente se aproximar do funcionário, talvez aumentando a lealdade do funcionário à empresa. Além disso, quando há uma relação de trabalho positiva, o gerente está mais preparado para ajudar o funcionário a melhorar.
  • Inicie uma reunião one-on-one com perguntas sobre o funcionário. Eles sentirão que a reunião é do interesse deles, e não apenas do interesse da empresa.
  • Torne sua reunião one-on-one o mais produtiva possível usando modelos prontos com blocos e perguntas.

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