Consejos Organizacionales Sobre Cómo Realizar Reuniones One-on-one [Plantillas de agenda]

En este artículo, daremos consejos útiles para los gerentes de ingeniería sobre cómo llevar a cabo reuniones efectivas 1:1 con un equipo de desarrollo de software para mejorar su desempeño.

Consejos Organizacionales Sobre Cómo Realizar Reuniones One-on-one [Plantillas de agenda]

Índice

Hoy en día, las startups tecnológicas y las grandes empresas están optimizando rápidamente los costos y eligiendo el trabajo remoto. Por lo tanto, es más importante que nunca trabajar en procesos para desarrollar y mejorar la comunicación entre gerentes y empleados. Una de las herramientas que ayudará son las reuniones uno a uno.

En este artículo, explicaremos por qué es importante tener reuniones uno a uno y daremos consejos a los gerentes de ingeniería sobre cómo organizarlas y llevarlas a cabo para que beneficien tanto a los desarrolladores como a la empresa de tecnología.

¿Qué es una reunión uno a uno y por qué es crucial para un equipo de ingeniería?

Una reunión uno a uno es una conversación programada entre el jefe del departamento y el empleado. Ayuda en la incorporación, fomentando el trabajo en equipo efectivo, recopilando comentarios y generando ideas para el crecimiento profesional. ¡También puede mejorar el estado de ánimo de los empleados, aumentar su motivación y mantenerlos felices y productivos!

Echemos un vistazo más de cerca a por qué las reuniones uno a uno son importantes:

  • Aumentan la eficiencia del trabajo. Usted y sus ingenieros de software pueden resolver tareas complicadas juntos. Puede ayudar a encontrar respuestas a las preguntas que les impiden avanzar en el proyecto; guiarlos hacia soluciones más rápidas y efectivas; e incluso inspirarlos a explorar formas novedosas de abordar los problemas.
  • Mejoran las relaciones. Las reuniones uno a uno pueden levantar el ánimo de los empleados si sienten que el gerente sinceramente quiere escucharlos. La empatía y el cuidado ayudan a promover una relación amistosa entre el empleado y el gerente.
  • Desarrollan ingenieros de software profesionalmente. En las reuniones uno a uno, puede preguntarle al empleado cómo quiere crecer y desarrollarse tanto personal como profesionalmente. También puede descubrir que el empleado tiene características personales de las que ni siquiera él era consciente. Por ejemplo, ¿el empleado parece tener una habilidad especial para el liderazgo? ¿O parece más introvertido? Descubrir tales rasgos personales lo ayudará a tomar decisiones oportunas sobre la asignación o cancelación de tareas, o incluso cambiar la posición del empleado en la empresa.
  • Previenen el desastre. Por lo general, todos, excepto el jefe, conocen los conflictos del equipo. En las reuniones uno a uno, puede aclarar suavemente quién es tóxico en el equipo y tal vez incluso quién podría estar a punto de renunciar. Tal conocimiento puede ayudarlo a resolver conflictos más rápidamente y evitar que problemas menores crezcan y finalmente exploten.

No hace falta decir que las conversaciones uno a uno pueden promover el crecimiento general del negocio. Ayudan al gerente a sumergirse en los procesos y la cultura de la empresa en lugar de simplemente administrar a todos desde arriba. Esta es una oportunidad para que se acerquen y aprendan cosas que nunca habrían aprendido desde la "cima". En un entorno seguro, honesto y transparente, es más fácil trabajar en métricas comerciales y crear un equipo de alto rendimiento.

¿Cómo programar una reunión uno a uno?

Trate de evitar que las reuniones uno a uno sean espontáneas. ¿Por qué? ¡Porque tanto usted como el empleado deben prepararse! Infórmeles sobre la reunión con al menos 3 o 4 días de anticipación. Escriba un correo electrónico para el empleado.

Esto es lo que debe incluir en este correo electrónico:

  • La fecha y la hora de la reunión — no obligue, pero permítales sugerir un horario mejor si es necesario.
  • Motivo de la reunión — por qué será útil para el empleado.
  • El tema de la reunión y ejemplos de preguntas — esto minimizará cualquier posible ansiedad y le dará tiempo al empleado para pensar en la agenda.
  • Tareas — qué información preparar para la reunión.

Nuevamente, la carta debe sonar como una invitación, no como un compromiso. Mantenga su tono amistoso.

Ejemplo de una invitación a una reunión uno a uno:

Hola Kate,
¡Es hora de una reunión de revisión de desempeño uno a uno! Hablaremos sobre cómo están las cosas con los proyectos actuales y echaremos un vistazo a las principales métricas. También discutiremos sus logros y crecimiento.
Prepare una lista de las tareas actuales que le causan dificultades y le parecen irresolubles.
Me encantaría reunirme en la sala de reuniones el 25 de junio a las 2 p. m. Su calendario muestra que este espacio está disponible, ¡pero no dude en sugerir un momento mejor si lo prefiere!
¡Nos vemos!

¡El tiempo que se tome para escribir será un tiempo bien empleado! Es absolutamente crítico porque puede ayudar a prevenir interrupciones en el horario o silencios incómodos que podrían haber ocurrido si el empleado no hubiera estado preparado.

¿Cree que escribir una carta le llevará mucho tiempo? No pienso eso, porque realmente no lleva mucho tiempo. Una carta simple que establece la agenda y ofrece una fecha y hora debería tomar unos cinco minutos o menos. ¡No tiene que ser complicado!

Realizar una reunión uno a uno: ¿dónde y cuándo?

Mejor lugar

El mejor lugar para una reunión uno a uno es un lugar privado y tranquilo. Los espacios abiertos no son buenos. Usted y el empleado estarán distraídos y puede ser difícil relajarse y hablar con franqueza. (Y hablando del tono de la conversación, no hay necesidad de hablar con un aire de "oficialidad", eso solo causará estrés innecesario).

Puede tener una reunión uno a uno en persona o en línea. Si es virtual, asegúrese de usar la cámara para que todos puedan ver las expresiones faciales de los demás y tener una idea de sus emociones. Después de todo, mucha de la comunicación es no verbal.

Mejor momento

Como se mencionó, asegúrese de hacer una cita con anticipación para que el empleado no se sorprenda o se moleste demasiado. Además, no programe la reunión uno a uno para después del trabajo. Eso infringiría el tiempo personal del empleado y él podría resentirse con usted.

De acuerdo con un estudio sobre la productividad de los desarrolladores, los ingenieros pueden clasificarse aproximadamente en tres grupos según su ritmo circadiano: persona mañanera, persona vespertina y persona baja en el almuerzo.

Dependiendo del tipo, un ingeniero considera que algunas horas son más productivas para la programación. Por lo tanto, podría ser una mala idea interrumpir a los empleados durante sus horas de pico. Por lo tanto, puede averiguar a qué tipos pertenecen sus ingenieros y hacer un calendario de reuniones personalizado para una conversación más efectiva sin interferir con su productividad.

¿Con qué frecuencia?

La frecuencia de las reuniones uno a uno depende del ciclo de trabajo de su equipo de ingeniería. Los principales tipos de reuniones que un gerente debe realizar regularmente son:

  • Reuniones uno a uno semanales
  • Reuniones uno a uno mensuales
  • Reuniones uno a uno para establecer OKR
  • Reuniones uno a uno semestrales de revisión del desempeño
  • Reuniones uno a uno de mentoría

Además de las reuniones periódicas, aquí hay otros tipos importantes de reuniones uno a uno:

  • Reuniones de incorporación
  • Reunión uno a uno para de revisión de cargo y de salario
  • Reunión uno a uno de salida
Use la biblioteca de Vectorly con plantillas de reuniones 1 a 1 con un conjunto de preguntas para cualquier ocasión para ahorrar tiempo de preparación.

¿Cómo iniciar una uno a uno? ¡Rompa el hielo!

Antes de comenzar a hablar en serio sobre tareas importantes y KPI y buscar todo lo que salió mal, ¡aligere el estado de ánimo y rompa el hielo!

Sin entrometerse en la vida personal del empleado, haga algunas preguntas abiertas que podría hacerle a un colega y amigo en la vida cotidiana. Sin embargo, trate de ser más creativo que solo un aburrido "¿Cómo estás?".

Entonces, cómo romper el hielo durante una reunión uno a uno:

  • ¿Qué piensa acerca de venir a trabajar cuando de levanta cada mañana?
  • ¿Qué es lo que más le gusta de su trabajo?
  • ¿Cómo es trabajar con los recién llegados?
  • ¿Cómo estuvo la reunión de hoy con su cliente?
  • ¿Qué es lo que más le gustó de nuestra reunión de colegas el sábado pasado?

Una agenda para una reunión uno a uno

Durante la reunión uno a uno, agrupe las preguntas en varios bloques. (¡Obviamente, será útil tener esta agenda planeada de antemano!) Esto mantendrá el diálogo estructurado y facilitará una conversación más fluida.

Esto es lo que se debe hablar en una reunión uno a uno y en qué orden:

  • Sobre el empleado. Vale la pena empezar con esto. Pregunte cómo se sienten normalmente cuando vienen a trabajar.
  • Sobre tareas. ¿Cuáles son sus tareas ahora, cuáles son sus plazos y cuáles son los problemas?
  • Sobre la motivación. Aclare qué inspira al empleado, cómo quiere desarrollarse y qué ve como beneficioso para el negocio. Si les resulta difícil responder, ayúdeles a discernir cuál sería un buen motivador.
  • Sobre la empresa. Aquí, le muestra al empleado el hecho de que él es parte de la empresa, que es parte del equipo. Comparta las noticias de la empresa con ellos y pregúnteles qué opinan al respecto. Discuta sus planes y pídales su opinión sobre esos planes. De esta manera, el empleado se siente involucrado.
  • Sobre la gestión. Tenga cuidado con las preguntas sobre las actitudes de los empleados hacia la gerencia. Probablemente les resultará incómodo hablar con franqueza. Pero la pregunta, “¿Qué mejorarías?” puede ser tremendamente perspicaz. Saber qué tan satisfecho está el empleado con el lugar de trabajo en general también puede ser útil.
  • Sobre las crisis. Si su negocio está pasando por momentos difíciles, no lo mantenga en secreto. El empleado apreciará que confíe en él. Incluso pueden ser capaces de ofrecer soluciones a los problemas comerciales porque tienen una perspectiva externa, no gerencial.

Definir todos estos diferentes tipos de temas de reuniones puede parecer intimidante, pero no tiene por qué serlo, y Vectorly puede ayudar. Ofrece plantillas de reuniones uno a uno listas para usar, reuniones semanales, reuniones mensuales, entrevistas de incorporación, reuniones destinadas a priorizar y lograr objetivos trimestrales, y más.

Después de la uno a uno

Registre todos los acuerdos. De lo contrario, la reunión podría pasar como una conversación larga e inútil. Es mejor si el empleado estructura sus pensamientos por sí mismo y le envía una reseña de la reunión.

Si sus objetivos son demasiado ambiciosos, puede sugerir romper el acuerdo en varias iteraciones. Y si su empleado olvidó registrar algo, simplemente llame su atención sobre el punto importante que falta. Podría valer la pena discutir más.

Ideas claves

  • Las reuniones uno a uno ayudan a los empleados a sentirse más cómodos en la empresa. Los gerentes pueden comprender mejor la motivación y el estado de ánimo del equipo, y el negocio acelera su desarrollo.
  • Una reunión uno a uno no siempre es un evento de una sola vez. Por ejemplo, puede repetirse semanal, mensual o trimestralmente.
  • Una reunión uno a uno brinda una oportunidad para que el gerente se acerque más al empleado, lo que quizás aumente la lealtad del empleado hacia la empresa. Además, cuando hay una relación laboral positiva, el gerente está mejor preparado para ayudar al empleado a mejorar.
  • Inicie una reunión uno a uno con preguntas sobre el empleado. Sentirán que la reunión es de su interés y no solo de la empresa.
  • Haga que su reunión uno a uno sea lo más productiva posible utilizando plantillas listas para usar con bloques y preguntas.

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